Senin, 15 Oktober 2018

Pengertian, Tujuan, dan fungsi Laporan Konsultan

Pengertian Laporan 

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil  pelaksanaan  pekerjaan  yang  disusun  pada  periode-periode  tertentu  selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya  merupakan  pertanggungjawaban  tugas  yang  diberikan  pemberi  tugas kepada pihak yang diberi tugas.

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap  akuntabilitas  kinerja  baik  dari  sisi  manajemen  proyek  maupun  hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.

Tujuan Laporan

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan  berkala  memuat   keterangan   yang     bersifat   rutin  dan  bentuk  serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi   pokok-pokok  masalah  yang   perlu   dimasukkan,   seperti   tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan   pelaksanaan  proyek,   kejadian   kegagalan   pekerjaan  konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian kegiatannya.

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok- pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya  tidak  perlu  dimuat.  Dalam  hal  jenis  laporan  ini,  unsur  waktu  sangat penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan,  termasuk  di  dalamnya  semua  permasalahan  dan  penanganan  yang diambil.

Manfaat Laporan 

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat bermanfaat untuk:
  1. memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;
  2. mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan
  3. dapat dipergunakan sebagai: bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil- hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pimpinan mampu bertanggung jawab secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai  salah  satu  alat  mekanisme  pengawasan,  maka  laporan  bertujuan  agar kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup
3 pokok dasar, yakni:

  1. Mencerminkan  kemajuan-kemajuan  hasil  yang  dicapai  dan  menggambarkan keadaan secara nyata dari proyek.
  2. Mengetengahkan  pelbagai  masalah,  kesulitan,  dan  hambatan  yang  dihadapi proyek termasuk penyebabnya.
  3. Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan masalah secara tepat.
Fungsi laporan

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:

1.     Pertanggungjawaban (Accountability)
2.     Pengawasan (Control)
3.     Penyampaian informasi
4.     Alat/bahan pengambil keputusan

Laporan harus lengkap

Kelengkapan  suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

  • Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
  • Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah atau pertanyaan  baru.
  • Disertai data penunjang.

Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima laporan,  maka  laporan  haruslah  tidak  terlalu  panjang  yang  sekedar  memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.

Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta  laporan  dan  yang  memberi  laporan.  Sebagai  atasan  ingin  mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka  laporan  harus  diyakini  telah  sampai  pada  pihak  yang  seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan dapat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.

Laporan-laporan yang dibuat oleh proyek meliputi: laporan pelaksanaan terdiri atas: laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan, sedangkan laporan pengawasan terdiri atas laporan harian direksi teknis (engineer daily report, laporan bulanan, laporan triwulan, laporan akhir, dan laporan  khusus serta laporan akhir proyek yang disusun oleh direksi pekerjaan