Laporan-Laporan Konsultan

Tuesday, October 2, 2018

Laporan Konsultan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil  pelaksanaan  pekerjaan  yang  disusun  pada  periode-periode  tertentu  selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya  merupakan  pertanggungjawaban  tugas  yang  diberikan  pemberi  tugas kepada pihak yang diberi tugas.

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap  akuntabilitas  kinerja  baik  dari  sisi  manajemen  proyek  maupun  hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.

Laporan pengawasan pekerjaan jembatan diperlukan untuk mengendalikan kelancaran pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga didapat hasil kerja yang sesuai dengan bestek dan persyaratan teknis lainnya serta dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang berlaku.

Pengawasan yang dilakukan menyangkut masalah kuantitas, kualitas, biaya dan waktu pelaksanaan sehingga terwujudnya bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan dokumen kontrak.

Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah meliputi :
a.  Perencanaan (Planning)
b.  Pengorganisasian (Organizing)
c.  Penggerakan (Motivating)
d.  Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu yang  direncanakan   dari   awal   termasuk   segala   usaha   yang   dilakukan   dalam menyelesaikan proyek.


LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan selama proses pengawasan adalah sbb :

1. Program kerja, alokasi tenaga dan konsep pekerjaan pengawasan;
2. Buku Harian Lapangan (BHL) yang memuat kejadian, perintah atau petunjuk yang penting konsultan pengawas atau direksi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan,  konsekuensi  keuangan,  keterlambatan  penyelesaian  dan  tidak terpenuhinya syarat teknis;
3. Laporan Harian Lapangan yang berisikan keterangan tentang tenaga kerja, bahan- bahan yang datang, diterima atau ditolak, alat-alat, pekerjaan yang diselesaikan,waktu pekerjaan dan laporan cuaca; 
4. Laporan Mingguan, sesuai resume laporan harian yang berisi kemajuan pekerjaan, penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan;
5. Laporan Bulanan yang merupakan resume laporan mingguan;
6. Berita  Acara  kemajuan  pekerjaan  untuk  angsuran  pembayaran  serta  dilengkapi dengan photo visual;
7. Surat  Perintah  Perubahan  Pekerjaan  (addendum)  dan  Berita  Acara  Pemeriksaan Pekerjaan Tambah/Kurang bilamana terdapat perubahan pekerjaan;
8. Surat   Perintah   Perubahan   Waktu   Pelaksanaan   (adendum)   dan   Berita   Acara Perubahan   Waktu   Pelaksanaan   bila   terdapat   perubahan   waktu   pelaksanaan pekerjaan;
9. Gambar Kerja terinci (Shop Drawing), Bar Chart dan S Curve serta Network Planing yang dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai;
10. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Pertama (Provisional Hand Over);
11. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Kedua (Final Hand Over);
12. Laporan Gambar Terlaksana (As Built Drawing).

 LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN

Secara  umum  lingkup  pengawasan  suatu  proyek  konstruksi  adalah  dalam  kegiatan membandingkan antara rencana dengan realisasi yang meliputi :

1. Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi
2. Pengawasan kesesuaian gambar dengan spesifikasi
3. Pengawasan waktu penyelesaian proyek sesuai dengan yang diharapkan
4. Pengawasan biaya sesuai dengan biaya yang tersedia
5. Melakukan tindakan koreksi atas penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan berlangsung.

SASARAN DALAM PENGAWASAN

Untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan diperlukan sumberdaya, dengan demikian pengawasan yang dilakukan diarahkan pada sumberdaya yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan bersangkutan yaitu :
1.  Bahan

• Pengawasan terhadap mutu bahan, tanggal pengadaan, jumlah bahan yang dibeli untuk suatu periode tertentu.
• Pengawasan terhadap penggunaan bahan. 

2.Tenaga Kerja

• Pengawasan terhadap pengadaan jumlah tenaga dan kualifikasi tenaga tersebut.
• Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja.

3. Peralatan

• Pengawasan terhadap mobilisasi peralatan, jumlah dan jenis peralatan.
• Pengawasan terhadap penggunaan peralatan, bahan bakar dan hasil kerja.
• Pengawasan terhadap pemeliharaan.

4.  Hasil Kerja

• Pengawasan terhadap kemajuan hasil pelaksanaan.
• Pengawasan terhadap mutu hasil pelaksanaan.

5. Metode Kerja
Pengawasan  terhadap  metoda  kerja  yang  dilakukan  di  lapangan  apakah  sesuai dengan kondisi lapangan yang ada.


LAPORAN KONSULTAN

Laporan ini disusun oleh Konsultan dan terdiri dari:

1. LAPORAN HARIAN

Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti (key  personel),  mulai  dari  inspector,  Engineer  (highway,  material,  bridge,  dan structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek. Dalam laporan ini dicatat:

1. Hari dan tanggal
2. Keadaan cuaca
3. Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun tangan kepada Kontraktor.
4. Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan
5. Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya
6. Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting.
7. Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek.
8. Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya
9. Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan.
10. Kedatangan dan pemindahan peralatan.
11. Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan. 

Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian proyek.


2. LAPORAN BULANAN

Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data berupa:

1. Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana, serta deviasi yang terjadi;
2. Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan;
3. Hasil pengujian kualitas pekerjaan;
4. Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan;
5. Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;
6. Kelengkapan  dokumen  berupa  foto  dokumentasi,  kondisi  cuaca,  perubahan Kontrak (bila ada).

3. LAPORAN TRIWULAN

Laporan   Triwulan  merupakan   rangkuman   laporan   bulanan   yang   berisi   hasil kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya.

1. Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
2. Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
3. Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-S);
4. Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan;
5. Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan;
6. Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan
7. Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

4. LAPORAN AKHIR

Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis laporan ini terdiri dari:

1. Justifikasi teknik/Review Design;
2. Rekapitulasi kemajuan pekerjaan; o  Monitoring penggunaan peralatan; o  Kegiatan mata pembayaran utama;
3. Rangkuman sertifikat pembayaran bulanan; 
4. Ringkasan pengendalian mutu;
5. Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak;
6. Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan;
7. Hal-hal  khusus  tentang  pekerjaan  perlu  penanganan  yang  berkaitan  dengan kondisi tanah, drainase, dan perkerasan;
8. Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak;
9. Program masa pemeliharaan;
10. Hal ikhwal tentang AMDAL; dan
11. Lampiran - lampiran, yang terdiri dari:

• Jadwal pelaksanaan;
• Berita Acara PHO;
• Gambar tipikal;
• Gambar kerja (Shop drawing);
• Gambar terlaksana (As-built drawing);
• Rekapitulasi pekerjaan;
• Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan;
• Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir pekerjaan.

5. LAPORAN KHUSUS

Laporan  Khusus dibuat oleh konsultan  dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:

1. Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi karena banjir.
2. Perpanjangan waktu pelaksanaan
3. Penyimpangan terhadap spesifikasi
4. Hal-hal lain yang dianggap perlu.

6. LAPORAN AKHIR PROYEK

Laporan Akhir Proyek disusun berdasarkan Laporan Akhir konsultan, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain terdiri dari:

1. Hasil   pemeriksaan   terhadap   pekerjaan   pemeliharaan,   dan   penyelesaian   sisa pekerjaan;
2. Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan
3. Lampiran tambahan, yang terdiri dari: 

• Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan;
• Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO);
• Gambar terlaksana (as-built drawing); dan
• Dokumentasi  photo  pada  kondisi  awal,  selama  masa  pelaksanaan,  dan  akhir pekerjaan.

Demikian penjelasan mengenai  Laporan-Laporan Konsultan semoga menjadi refrensi para Konsultan Indonesia ketika membuat laporan, kurang lebihnya mohon maaf. Trima kasih